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包头师范学院档案管理超前控制措施
dzbgs  审核人:

档案资源是党和国家的宝贵财富,是我院改革、建设和发展的历史见证。为了加强我院档案管理工作,使归档的文件材料逐步完整化、系统化、规范化,更好地为教学、科研和管理服务,根据国家《档案法》、原国家教委《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》和《内蒙古自治区科学技术事业单位档案管理升级考核评分标准》的要求,特制定本措施。

一、起草文件材料,一律使用发文稿纸和蓝黑墨水 (或碳素墨水),按行文要求起草文件,禁止使用圆珠笔、铅笔、复写件或打印件(压感纸)。文件起草后由部门负责人进行核稿,分管领导签发,院办(党办)主任签字后,方可进行打印,否则一概退回。

二、学院各级领导及工作人员在传阅或批示文件时,一律使用碳素笔或蓝黑墨水钢笔批阅,严禁使用圆珠笔、红笔。

三、各部门以学院名义起草的上报材料,需将发文底稿报院长(党委)办公室,经办公室主任审核,分管领导签发后,方可打印上报。

四、文件打印格式按照《包头师院公文制发规范化的规定》执行,印制好的文件材料一式两份连同原稿由办公室保存归档。

五、各级领导及各部门工作人员因公外出参观、学习考察或参加会议所获得的文件材料,要按照归档范围的规定,及时移交档案科,经档案科签字后,计财处方可予以报销。

六、职工调动、办理离退休手续时,必须把借阅的资料归还档案科,并经办公室签字后,人事部门方可办理相关手续。

七、形成声像材料的部门,必须及时将声像材料移交档案科,发票由档案科长签字后,方可报销。

八、需要有关档案资料的重要会议,应通知档案部门有关人员参加,以便档案人员了解会议的活动内容,及时提供服务。

九、学院科研项目的鉴定会议、基建工程验收,必须通知档案部门参加,以保证文件材料及时、准确的归档。

十、学院购置的重要仪器、设备,在开箱验收时,设备部门必须通知档案人员参加,保证文件材料及时归档。

包头师范学院对基层档案工作人员监督指导办法

基层档案是学院档案工作的基础,基层档案工作的水平如何,直接决定着全院档案工作水平的高低。为加强基层档案工作,特制定本办法。

一、坚持平时立卷制度。每一项工作完成后,要由兼职档案工作人员对所形成的文件材料进行立卷、整理、保管并定期移交档案科,移交时要有本部门领导签字。

二、各部门要明确分管档案工作的领导,落实兼职管理档案工作人员,要把档案工作列入本部门工作计划,实行目标管理,落实岗位责任制。

三、档案科要对基层兼职档案工作人员每年组织2-3次业务学习,并有针对性地进行评议,鼓励表扬先进,指出不足。

四、分管档案的各级领导有责任对基层档案工作进行督促检查,并列入各级领导岗位责任制。



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