档案资源是党和国家的宝贵财富，是我院改革、建设和发展的历史见证。为了加强我院档案管理工作，使归档的文件材料逐步完整化、系统化、规范化，更好地为教学、科研和管理服务，根据国家《档案法》、原国家教委《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》和《内蒙古自治区科学技术事业单位档案管理升级考核评分标准》的要求，特制定本措施。
一、起草文件材料，一律使用发文稿纸和蓝黑墨水 (或碳素墨水)，按行文要求起草文件，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写件或打印件(压感纸)。文件起草后由部门负责人进行核稿，分管领导签发，院办(党办)主任签字后，方可进行打印，否则一概退回。
二、学院各级领导及工作人员在传阅或批示文件时，一律使用碳素笔或蓝黑墨水钢笔批阅，严禁使用圆珠笔、红笔。
三、各部门以学院名义起草的上报材料，需将发文底稿报院长(党委)办公室，经办公室主任审核，分管领导签发后，方可打印上报。
四、文件打印格式按照《包头师院公文制发规范化的规定》执行，印制好的文件材料一式两份连同原稿由办公室保存归档。
五、各级领导及各部门工作人员因公外出参观、学习考察或参加会议所获得的文件材料，要按照归档范围的规定，及时移交档案科，经档案科签字后，计财处方可予以报销。
六、职工调动、办理离退休手续时，必须把借阅的资料归还档案科，并经办公室签字后，人事部门方可办理相关手续。
七、形成声像材料的部门，必须及时将声像材料移交档案科，发票由档案科长签字后，方可报销。
八、需要有关档案资料的重要会议，应通知档案部门有关人员参加，以便档案人员了解会议的活动内容，及时提供服务。
九、学院科研项目的鉴定会议、基建工程验收，必须通知档案部门参加，以保证文件材料及时、准确的归档。
十、学院购置的重要仪器、设备，在开箱验收时，设备部门必须通知档案人员参加，保证文件材料及时归档。
包头师范学院对基层档案工作人员监督指导办法
基层档案是学院档案工作的基础，基层档案工作的水平如何，直接决定着全院档案工作水平的高低。为加强基层档案工作，特制定本办法。
一、坚持平时立卷制度。每一项工作完成后，要由兼职档案工作人员对所形成的文件材料进行立卷、整理、保管并定期移交档案科，移交时要有本部门领导签字。
二、各部门要明确分管档案工作的领导，落实兼职管理档案工作人员，要把档案工作列入本部门工作计划，实行目标管理，落实岗位责任制。
三、档案科要对基层兼职档案工作人员每年组织2-3次业务学习，并有针对性地进行评议，鼓励表扬先进，指出不足。
四、分管档案的各级领导有责任对基层档案工作进行督促检查，并列入各级领导岗位责任制。
