在我院各项工作中形成的文件材料，是我院教学、科研和管理等工作的重要历史记载，对总结经验、查考利用有着十分重要的意义，对这些档案均应收集、整理、立卷归档。
一、各部、处、系、室、馆、中心的兼职档案员要按照学院 文件材料归档要求，及时将本单位具有保存价值的、符合归档要求的文件材料收集齐全。
二、对已收集齐全的材料，要区分类别和保管期限，按文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，加以系统整理，要做到分类清楚，整理系统、完整，并编制移交清册，移交档案室。
三、各单位将需要归档的文件材料由兼职档案员集中保管，并按文件材料归档和组卷要求，整理、编目、立卷后按规定时间移交档案室归档，经档案室人员清点核对无误后，双方在移交清册上签字，各执一份备查。至此，档案室正式接收文件材料。
四、凡是应归档的文件材料，任何人不得私自留存、销毁。
