第一章 总 则
第一条：为加强学院档案的科学管理，提高管理水平，充分发挥档案在教育事业中的作用，有效地为教学、科研和管理服务，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》和内蒙、包头有关档案方面的规定，结合我院实际，制定本办法。
第二条：我院档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同载体的文件材料，均属高等学院档案。
第三条 学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。
第四条：档案是学院重要的信息资源和宝贵财富，必须遵循统一领导，分级管理，各负其责的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。
第五条：实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，即：纳入学校计划和规划；纳入管理制度；纳入有关人员的职责范围。下达计划任务的同时提出文件材料归档要求；检查计划进度的同时检查文件材料的形成情况；评审鉴定成果的同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。并在人员、经费、库房、设备等各方面给予保证。
第二章 档案工作组织机构、人员
第六条：根据档案工作必须实行集中统一管理的规定，我院建立了综合档案室，设立档案科，全院设档案工作领导小组：
组 长：邬建刚
成 员：高日晨 施纪华 付外仁 尚海涛 薛月姊
史 瑜 张海峰 浩斯巴雅尔 张彩霞
张宗祥 张茂林 张 勤 张 晋 张岫峰
张志军 姚秀山 周汉忠 张桂萍
领导小组下设办公室，设在党政办公室，
主 任：高日晨（兼）
第七条：档案科是学院档案管理工作的责任科室，隶属院长(党委)办公室领导，配备专职档案管理人员，各部门配备兼职档案员。
第八条：档案科的基本任务
一、制定学院档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况；
二、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料；
三、开展档案的开发和利用工作；
四、参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案的信息资源；
五、办理领导交办的其他任务及相关事宜。
第九条：档案管理人员要具备大专以上文化程度和一定的专业知识，档案队伍应保持相对稳定。
第十条：档案管理人员要认真学习、贯彻执行国家的方针、政策，遵纪守法，钻研业务，热心为学院各项工作服务。
第三章 文件材料的归档与档案的接收
第十一条：各部门要建立健全不同载体、不同形式文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保档案材料的完整、准确。
第十二条：组卷要求
文书、科技档案组卷按《高等学校档案实体分类法》规定执行。
(科技档案可参照相关科技档案规定组卷)
第十三条：凡是在学院教学、科研和管理等工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门整理、组卷，定期向档案科归档。各部门应把档案定期归档纳入各自的工作目标，列入有关人员的职责范围。
第十四条：归档要求
一、归档的文件要齐全、完整；
二、归档的文件材料，要保持文件之间的历史联系，分类整理、组卷；
三、案卷内的文件材料应按相应情况进行排列；
四、编制案卷目录一律用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，案卷标题要高度概括，案卷格式要符合规范要求，按国家有关标准执行。
第十五条：归档时间
各部门上一年档案要在次年第一季度内向档案科移交；会计档案、基建档案等按有关规定执行。交接双方根据移交目录，认真清点核对后，履行签字手续。
第四章 档案管理
第十六条：档案科应按国家有关规定科学地管理属于其管理范围的档案。
第十七条：档案科要建立健全接收、整理、保管、统计、鉴定、销毁等规章制度，按照档案分类方案对室藏档案进行系统化排列、编目和编定档号。
第十八条：研究和改进档案保管技术，对室藏档案进行案卷检查与分析，做好档案的“八防”工作，对破损档案进行修复和其他技术处理。
第十九条：档案库房要适应工作的需要，库房、办公室、阅览室要三室分设。根据实际需要配备相应设备。档案装具、卷皮、表格等均应符合国家标准。
第二十条：档案库房要保持适宜的温湿度(温度为
14
℃
-24
℃
，相对湿度为45-60%)，并做好记录，定期检查分析。
第二十一条：确定档案的保管期限。对超过保管期限的档案，经过鉴定，主管领导签字后方可销毁。
第二十二条：严禁倒卖任何档案，不得泄露属于保密档案的内容。
第二十三条：档案保管人员调动工作时，应在离职前办理好交接手续。
第五章 档案的利用
第二十四条：档案的利用即指对档案的阅览、复制、摘抄等。
第二十五条：档案人员要熟悉库存档案的成份、位置、内容，积极、快速、准确地为部门及个人提供利用。
第二十六条：编制必要的检索工具，编辑档案文件汇编和各种参考资料。
第二十七条：建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的利用手续。凡利用者都应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》。
第二十八条：档案科在向利用者提供档案的同时，根据需要，在利用工作结束后，填写《档案利用效果登记表》后存查。
第二十九条：学院档案向全院开放，开放档案按以下规定执行：
一、各有关部门在说明利用目的和范围后，均可查阅属于开放范围的档案；
二、部门及职工个人查阅档案均由本部门兼职档案管理人员代办；
三、借阅密级档案需由主管档案工作的领导批准；
四、外单位查阅档案须持介绍信，并由主管领导批准方可办理。
第六章 奖励与处罚
第三十条：有下列事迹之一的，应给予表彰、奖励：
一、对档案事业做出突出贡献的；
二、收集、整理、征集、征购档案有突出贡献的；
三、对档案的保护和现代化管理等做出显著成绩的；
四、对档案科学技术研究做出重要贡献的；
五、提供、开发、利用档案信息资源产生重大社会经济效益的；
六、抢救档案有功，使国家和集体档案免遭损失的；
七、向国家捐赠重要或珍贵档案的；
八、检举、揭发、抵制违反档案法律、法规行为表现突出的。
第三十一条：有下列行为之一的，根据情节轻重给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
一、损毁、丢失或者擅自销毁属于国家所有的档案的；
二、擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案的；
三、涂改、伪造档案的；
四、出卖属于国家所有的档案的；
五、倒卖档案牟利或者私自将档案卖给外国人的；
六、携运禁止出境的档案及其复制件出境的；
七、档案工作人员玩忽职守造成档案损失的。
