为了加强学院档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化，不断提高管理水平，有效地为学院各项工作和社会服务，特制定本规定。
一、归档范围
1、上级机关下发学院需要贯彻执行的具有参考作用、凭证作用和研究价值的文件。
2、以院党委和院行政名义上报和下发的文件。
3、学院党委会、党政联席会、院长办公会等记录、纪要、决议、决定等。
4、学院大型重要会议文件，包括会议通知、领导讲话、会议总结、纪要等。
5、学院的各种规章制度、工作计划、工作总结、专题报告、请示报告、批复、综合统计年报表，各种分析、调研报告，有研究和参考价值的材料等。
6、学院机构设置、人员编制、机构合并、撤销隶属关系、印章启用和废止、志史、大事记等有关材料。
7、干部任免、调转、呈报职称评定、晋升工资标准、奖惩材料等。
8、重要的人民来信来访及处理材料。
9、学院同其他机关的来往文件、函，有查考利用价值的文件材料，同有关单位签订的重要合同、协议等。
10、学院出版的学报原稿(复印件)、院报原稿(复印件)，以及图表、簿册、照片、录音、录像等资料。
11、学院编印的各种情况反映、新闻、信息、简报及计划生育等材料。
二、不归档的文件材料
1、上级机关普发供参阅、不办的文件材料；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件。
2、重份文件。
3、无查考利用价值的事务性、临时性文件。
4、为参考目的从各方面收集的文件材料。
5、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
三、归档要求
1、文件材料的整理，要符合文件材料自然形成的规律，保持文件之间的有机联系。
2、凡是学院各部门形成的有保存价值和查考价值的材料都要立卷归档，按照保管期限，填写目录，装订成卷，于次年第一季度内移交档案科。
3、各部门草拟文件及领导签发一律用钢笔，严禁使用劣质纸张(包括压感纸)和圆珠笔、铅笔等易退色材料。
4、卷内文件要整齐美观，要按照一定的规律进行排列。卷内顺序号编在文件材料的右上角，卷内目录要用钢笔或碳素笔逐项正楷填写，并去掉金属物。卷内纸张以标准16开为准，不足16开或破裂的要用胶水粘贴补齐，大于16开的要折叠成16开大小。每份文件、材料左边要留足三公分空白，不足的要粘贴补齐。装订时要求每卷下边、右边对齐，左边装订。
