为了使档案整理合乎规范，格式统一，依据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，特制定本规定。
一、档案的整理要遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的历史联系，区别不同价值，便于保管利用。
二、管理内容的档案要按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分材料的排列顺序。
三、专题性、成套性档案按阶段、结构、部件等分别组卷。
四、在不影响文件之间有机联系的情况下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。
五、要根据学院工作需要，确定文件的保存价值，正确区分各门类档案的保管期限。
六、卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，成套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
七、同一问题的文件较多时，可采用单份装订，厚度一般不得超过200页；问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。
八、每个案卷必须按规定格式填写卷内目录，对文件材料原有题名不得随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并加[ ]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。
九、卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。其中，检查人应是立卷单位负责人。
十、案卷题名应简明确切，体式一致，一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。案卷题名不得超过50个字。
十一、要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制后与原件放在一起。
十二、案卷装订要整齐美观，图纸要按手风琴式折叠。
