为了加强对印鉴的管理，维护印鉴的严肃性和有效性，保证我院正当公务活动的顺利进行，特作如下规定。
一、院印代表着我院的正式署名，具有立法性，它对公文、证件、财务以及在学院其它公务活动中起着重要的凭证作用；部门印鉴是院内公务活动的凭证。院印及部门印鉴由院长办公室负责征集，确定印鉴的形状、尺寸、样式、字体并负责办理刻制事宜。
二、院印由院长办公室秘书管理使用，不得委托他人代取代用；部门印鉴原则上由部门秘书保管使用。如秘书因公外出，应把印鉴交部门负责人管理，返回时再收回管理使用。保管印鉴的地点要装配牢固的锁，随用随锁，禁止将印鉴带出办公地点，假期应妥善保管。如发生印鉴丢失事件，应及时向院长办公室和保卫处报告，学院有关部门要查明事故原因，追究有关人员责任并给予必要的行政或纪律处分。
三、使用印鉴，要认真负责，坚持原则，执行政策，秉公办事，并履行有关审批手续，严禁擅自出具空白介绍信（或证明）。
四、院内各部门因公务需要使用院印，先要由所在部门负责人审核，之后主管院领导签字，然后院办给予加盖院印。
五 、教职工因公事或私事外出，以身份证或工作证联系住宿；因公务需学院出具证明的，由院长办公室办理。教职工外出参加学术活动、进修、联系业务、购买物资等，按有关规定经批准后，由所在部门或主管部门出具证明，并加盖部门印章，然后持部门证明或介绍信到院长办公室换取学院的介绍信或证明并加盖院印。
六、毕业证书、学历证明书、结业证书、肄业证书等，先由具体办事部门拟出详细书面申请（包括姓名、性别、年龄、专业、入学时间、毕业日期、证书性质等），由主管部门领导负责审核把关并加盖部门印章，经院长签字后，由院长办公室加盖院印。
七、各类统计报表需加盖院印者，先由部门领导审核并出具有关证明，经院长签字后，加盖院印。
八、学生因遗失物件或领取汇款、包裹、外出等需出具证明者，由所在系办理，需学院出具证明的，由所在系负责人签署意见，院长办公室办理。
九、非本院职工或有工作单位的亲属外出，不属学院及各部门出具证明的范围。
十、无论因公、因私使用印鉴，印鉴管理人员都要对使用印鉴情况如使用部门、使用人、批准人、用印公文标题、加盖印鉴时间等进行登记，登记册和介绍信存根要作为定期保存的文书资料每年立卷，以备查考。
十一、院内各部门和教职工需使用印鉴，如不符合上述手续和规定的，印鉴管理人员有权不予盖章，如管理人员违反上述规定或因不负责任而启用印鉴，将视情况给予印鉴管理人员批评教育、纪律处分直到追究法律责任。如部门或工作人员因私采取蒙骗手段而套盖印鉴者，一经发现，必须追究责任，严肃处理当事人或部门领导。
