第一章 总 则
第一条 为实现公文处理工作的科学化、制度化、规范化，根据《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[[1996]14号)和《内蒙古自治区党委和党委办公厅机关公文处理细则》(厅字I 1996]27号)的规定，参照《中共包头市委和市委办公厅机关公文处理实施细则》(包党办发[2000]1号)，结合学院实际，特制定本实施细则。.‘
第二条 公文处理包括公文的收发、拟制、办理、管理、立卷归档在内的系列衔接有序的工作。
第三条 公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密。
第四条 党委(院长)办公室主管学院党委和行政的公文处理工作。
第五条 党委(院长)办公室具体负责公文处理工作。秘书人员应当具有较高的政政和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。要切实加强对秘书人员的教育和管理，逐步改善办公手段，努力提高工作效率和质量。
第二章 公文种类
第六条 学院党委和行政及党委(院长)办公室公文的种类主要有:
一、决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。
二、决定 用于对重要事项作出决策和安排。
三、指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
四、意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
五、通知 用于发布院内规章制度、任免干部、传达上级机关指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
六、通报 用于表彰先进.、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
七、公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。
八、报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
九、请示 用于向上级机关请求指示、批准
十、批复 用于答复下级机关的请示
十一、规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
十二、函 用于机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
十三、会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 学院党委和行政及其党委(院长)办公室公文由版头、密级、紧急科度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
一、版头 版头形式主要有两种：一种是由“中共包头师范学院委员会”、“中共包头师范学院委员会办公室”、“包头师范学院”、包头师范学院院长办公室”的规范化简称加“文件”组成：一种是由规范化简称后加括号标明文种组成。每种版头均用蒙文和汉文两种文字印制，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文时，均用“中共包头师范学院委员会”或“中共包头师范学院委员会办公室”的版头。版头用标宋字。
二、密级 公文的秘密等级。分为绝密、机密、秘密三级，标注在公文左上角，可以公开的不加标注。密级用3号黑体字。
三、紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。紧急文件分别标明“特急”、“加急”，标注在文件左上角，密级下方位置。紧急程序用3号黑体字。
四、发文字号 是机关制发公文的编号。由发文机关代字、发文年度(用“[ ]”括入)和发文顺序号组成，一般标注于版头下方居中位置。联合行文时，均用中共包头师范学院委员会或中共包头师范学院委员会办公室的发文字号。发文字号下面一与版头等长的套红细实线(实线中部标五角星)，发文字号用4号仿宋字。
五、签发人 上报公文在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名.。签发人用4号仿宋字。
六、标题 一般由发交机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号和细实线下方。联合行文时，发文机关的名称均应列出，在版头红线下方分一行或多行居中排列。标题文字应力求准确、鲜明、简练，一般不用标点符号(书引号除外)。标题用2号标宋字。
七、主送机关 又称抬头。指受理公文的机关，用全称或规范化简称。上行文一般只标注一个主送机关。如果需同时报送儿个机关，可用并报或抄报形式。下行文根据公文的内容，可以是一个机关或多个机关，普发性公文可用同类型机关的统称。主送机关位于标题下方，正文上方，顶格排印。当正文有批语时，主送机关用3号楷体;当正文没有批语时，主送机关用3号仿宋字。
八、正文 公文的主体，用来表述公文的内容。位于标题或主送机关下方。批语用3号楷体字，正文用3号仿宋字。
九、附件 附在正文（主件）之后的文字材料或图表，分别起说明、注释、补充、证实、参考等作用。附件标题位于正文之后，发文机关之前。如正文中涉及附件内容处，己加括号注明“见附件”或“附后”字样，发文机关的附件标题可省略。附件用3号仿宋字。
十、发文机关署名 又称落款，使用全称或规范化简称。联合行文时，发文机关的名称均应列出，位于正文右下方。发文机关署名用3号仿宋字。
十一、成文日期 一般以主管院领导最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等以通过的日期联合行文，署最后煞发的院领导签发日期；特殊情况，署印发日期。成文日期要用阿拉伯数字写全年、月、日，标注在发文机关名称右下方，决议、决定、规定、意见等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。发文日期用3号仿宋字。
十二、印章 除会议纪要和有特定版头的普发性文件或其它下行文件外，上行文或平行文都应加盖机关印章。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下不压日期，端正清晰。
十三、印发传达范围 是指普发性公文根据内容和工作需要所确定的发至级别和另外可以传达的人员范围。发至级别分为“总支、支部”、“分院、系、部、处、室、馆、中心”两种，可以传达的人员范围分为“全体党员”、“全体师生员工”等，标注在成文日期的左下方。印发传达范围用3号仿宋字。.
十四、主题词 按上级机关的要求和中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》标注，位于公文末页下部、印制版记或抄送范围上方。主题词三字用3号黑体，具体内容用3号标宋字。
十五、抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告公文内容的上级、平级、下级和不相隶属机关。标注在主题词下方、印制版记上方位置，用与公文图文区等长的细实线与主题词隔开。抄送机关用4号仿宋字。
十六、印制版记 也叫印发说明。包括公文印发机关名称、印发日期和份数。学院党委和行政以及党委办公室、院长办公室的公文制发机关统一为“包头师范学院党委（院长）办公室”。制发单位名称、日期和印刷份数置于文件末页下端。印刷版记用4号仿宋字。
第八条 公文从左到右横排。公文用
60
克
纸，其幅面规格一律采用16开型（长
260
毫米
，宽
184
毫米
）。公文某些附件的图表不能分页印制时，可根据需要选择用纸大小，但应折叠合适。公文一律左侧装订。
第四章 公文形式和适用范围
第九条 学院党委和行政及其党委（院长）办公室公文发布的主要形式及适用范围：
一、《中共包头师范学院委员会文件》(发文字号为包师党发[20 ]号)。用于学院党委向上级请示、报告重大事项，向下级发布涉及全院性的有关党建、思想政治工作、院管干部任免等方面的计划、总结、决定、决议等（见样式一）。
二、《中共包头师范学院委员会（ ）》（发文字号为包师党字[20 ] 号）。用于学院党委发布涉及全院的一般性的通知、通报、决定、函等（见样式二）。
三、《中共包头师范学院委员会》（发文字号为XX字[20 ] 号）。用于学院党委所属党务部门发布有关涉及全院性的通知、计划、总结、意见等（见样式三）。
四、《包头师范学院党委会会议纪要》（发文字号为[20 ] 号）。主要用于记载和传达学院党委召开会议，专题研究有关方面工作的情况和议定事项（见样式四）。
五、《中共包头师范学院委员会办公室文件》（发文字号为包师党办发[20 ] 号）。主要用于根据授权，传达学院党委有关某一方面工作的指示、决定、意见等，发布学院党委工作的有关事项（见样式五）。
六、《中共包头师范学院委员会办公室（ ）》（发文字号为党办字[20 ] 号）。主要用于根据授权，发布涉及全院党务工作的一般性的通知、意见、决定、函等（见样式六）。
七、《包头师范学院文件》（发文字号为包师发[20 ] 号）。用于学院向上级请示、报告重大事项，转发上级重要文件，向下级发布涉及全院性的有关行政方面的计划、总结、决定、决议等（见样式七）。
八、《包头师范学院（ ）》（发文字号为包师辽[20 ] 号）。用于学院行政发布涉及全院的一般性的通知、通报、决定、函等（见样式八）。
九、《包头师范学院》（发文字号为XX字[20 ]号）。用于学院行政所属部门发布有关涉及全院性的通知、计划、总结、意见等（见样式九）。
十、《包头师范学院院长办公会会议纪要》（发文字号为[20 ] 号）。主要用于记载和传达院长办公会专题研究有关方面工作的情况和议定事项（见样式十）。
十一、《包头师范学院院长办公室文件》（发文字号包师院办发[20 ] 号）。主要用于根据授权，传达学院行政有关某一方面工作的指示、决定、意见等，发布学院行政工作的有关事项（见样式十一）。
十二、《包头师范学院院长办公室（ ）》（发文字号为院办字[20 ] 号）。主要用于根据授权，发布涉及全院行政工作的一般性的通知、意见、决定、函等（见样式十二）。
十三、《包师信息》。主要用于刊登涉及学院各方面工作的具有新闻价值和典型意义的讲话、文章、材料，以及各部门具有推广、借览价值的典型经验等（见样式十三）。
第五章 公文起草
第十条 公文的起草要在学院党政领导主持、指导下进行。在起草过程中，要进行调查研究和充分论证，征求有关部门的意见。公文起草应当做到：
一、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
二、全面、准确反映客观实际情况，所提政策、措施切实可行。
三、观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表太守准确。
四、开门见山，文字精炼，篇幅简短，文风端正。
五、人名、地点、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字的用法符合国家主管部门的规定。
六、文种、格式使用正确。
七、按照规定的时限完成或提前完成起草任务。
第六章 公文校核
第十一条 准备印发的公文文稿，在送领导审批之前，由办公室主任校核。公文校核的基本任务是协助学院领导保证公文的质量公文校核的内容是：
一、报批程序是否符合规定。
二、是否确需行文。
三、内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规以及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现了发文机关的意图，产贡现行有关公文相衔接。
四、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。
五、所提措施和办法是否切实可行。
六、人名、地点、时间、数字、引文和汉字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。
第十二条 文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其先行修改。.
第七章 公文签发
第十三条 公文须经学院领导审批签发。未经院领导人签发，公文不能生效。院领导签发公文，应当用钢笔或毛笔明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅或只签姓名，则视为同意。
第十四条 公文签发的权限。
一、以学院党委名义上报的公文和下发的重要公文，由院党委书记或受书记委托由副书记签发。
二、以学院行政名义上报的公文或下发的重要公文，由院长或受院长委托山副院长签发；关于某个方面日常上作的公文，可由分管副院长签发。
三、院党委、行政授权党委(院长)办公室发布的公文，重要的由分管该项工作的院领导签发，一般的由办公室主任或副主任签发。
四、以党委(院长)办公室名义发出的属于办公室职责范围内的公文，由办公室主任或副主任签发。
五、学院其他部门发文，由部门领导签署意见，学院分管领导签发。
六、联合发文，须经所有联署部门的领导会签。,.,
第十五条 公文的核发
己经院领导审禁的文稿，在送印之前，党委(院长)办公室要对公文的内容、文字、审批手续、文种、格式等再作复核，确定发文字号、分送单位和印制份数等。经复核如需作实质性修改，须报呈原审签院领导复审。
第十六条 公文的印制。
学院党委、院行政和党委（院长)办公室的公文由办公室文印室印制。印制公文要做到准确、及时、规范、安全、保密。为保证印制质量，正式付印复，办公室要校核公文清样。
第十七条 公文的发送。
学院党委、院行政和党委(院长)办公室的下发公文由办公室提供发文单，由通信员专门传递；上报公文通过邮政局以挂号信的方式发送；密级公文通过机要渠道发送。
第八章 公文的签收和登记
第十八条 凡发给院党委、院行政和党委（院长）办公室的公文、电报、信件，由党委（院长）办公室机要室履行签收手续。
第十九条 签收公文、信付要认真核对，逐件清点，检查包装是否完整，查看收文、发文单位和封皮编号是否准确。直接送来的垂要公文要逐页查点，以防缺页或漏印等，核实无误后，八投递单或送文本上签名。急件要注明签收的具体时间。
对信件的拆封要细心、谨慎，保持原件的完整无损，严禁损坏信件内容。不能乱丢、乱放，随意自行处理。属转交信件不拆封，严格登记手续后转交。
拆封后，要先清点份数。有发文通知单的，应与发文通知单所列项目进行核对。如所收公与通知单所列的公文种类、份数、文号、顺序号等不符，即与发文单位联系查询。公文核对无误后，分类有序排列、登记、送签、分发。
第二十条 机要室对收到的正式公文都要登记。为便于查询，可根据来文单位和公文内容分类登记：
一、中央文件类：中央、中纪委、中办和中央其他部门的来文。
二、国家文件类：国家教育部及其他部委的来文。
三、自治区党委文件类：自治区党委及各委、部、办的来文。
四、自治区政府文件类：自治区政府及各厅、局、办的来文。
五、自治区党委高校工委文件类：自治区党委高校工委、教育厅及其所属部门的来文。
六、包头市委文件类:：包头市委及各委、部、办的来文。
七、包头市政府文件类：包头市政府及各局、办的来文。
登记公文应当将公文的标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。
第九章 公文的办理
第二十一条 机要室收到公文登记后，应及时送党委(院长)办公室主任审签，并按审鉴意见分发。
凡有领导批示或要求报送落实结果的公文，要及时送具体承办部门，党委(院长)办公室要跟踪督查，并及时反馈情况。
第二十二条 请示、报告件的办理。
各分院、各部门(含附中)主送学院党委或院行政的请示、报告(含具有请示、报告性质的公文，下同)，一律送党委（院长）办公室机要室统一办理。不得直接呈送院领导个人，严禁“帐外文件”及“体外循环”。
党委（院长）有请示、报告件后，要认真审阅，并分别在《请示报告件登记簿》和《请示报告件办理单》上登记，并根据来件的内容，提出拟办意见，报分管院领导批示或分别不同渠道提交有关会议研究。
一、对需阅知的情况报告，按院领导批示同意的范围分发，分发时要有登记或签领手续。
二、对院领导同意印发或转发的公文，按公文校核工作的程序办理。对院领导不同意印发或转发的公文，退原报部门或存档。
三、对请示件的答复，视情况采取行文批复、复印领导批示件或电话答复等方式 。
四、请示件答复后及时注销。转交有关部门办理的，待办理结果反馈回来并答复请示部门后予以注销。
第二十三条 学院领导同志批示件的办理。
一、院领导批示涉及到收感问题、人事问题，需从严控制知晓范围的，或院领导直接批给有关负责同志的，由党委(院长)办公室主任或副主任按领导要求直接承办，并向领导报告落实情况。
二、院领导的其他批示，由党委（院长）办公室根据内容提出拟办意见，转有关领导和部门承办。
三、院领导批示办理的情况，按照“谁办理，谁上报”的原则向院领导报告，同时将办理结果反馈给党委（院长）办公室。
四、院领导批示凡内容涉及到工作思路、部署、要求的，或对具体事项批示有普遍指导意义的，由党委(院长)办公室收集整理，，经办公室主任阅批后，在《包师信息》上刊发。
第二十四条 对其他公文的办理。
党委(院长)办公室对收到的其他公文，如兄弟院校的来函来电等，都要提出拟办意见，送有关领导阅批，并按领导批示要求办理。
第十章 公文管理
第二十五条 党委((院长)办公室应切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。所有公文都要严格手续，妥善保管，做到收文有登记，发文有手续。
第二十六条 公文借阅。
向党委(院长)办公室机要室借阅公文，一般性的文件由档案科科长批准，县团级文件由办公室主任批准，县团级以上的文件由主管院领导批准。所有借阅文件都要填写《借阅登记》，履行借阅手续，并按期交还。
第二十七条 公文的阅读范围。
公文的阅读、传达范围，应按有关规定执行。未经原制发机关同意，公文的阅读范围和传达范围不得自行扩大。公文阅读的具体范围如下：
一、地、师级文件供党员院级领导干部阅读，特殊情况可适当扩大到县团级领导干部。
二、县团级文件供县处级以上职务的党员领导干部阅读。
三、属于专业性或特殊性的文件，按文件注明的范围阅读。.
四、离退休干部可按原来的职务阅读相应级别的文件。.
五、党外人士阅读文件，除少数纯属党内问题的文件外，原则上可按同级职务阅读相应级别的文件。
第二十八条 密码电报以及绝密文件由专人管理，不准翻印、复制。如特殊情况需要翻印、复制的，需事先请示原公文制发机关。翻印、复制的公文按正式公文管理。.
第二十九条 公文的清退。
党委(院长)办公室机要室应及时将发给各系、各部门的各类公文进行清退。清退公文时，退文部门应填写公文清退单，将公文按种类、发文号顺序登记后，交档案室。清退时应逐件、逐份检查核对，确认无误后，双方履行签字手续。
密级以上公文的清退按上级有关规定执行。
第三十条 公文销毁。
清退回来的公文，除立卷归档和按上级有关规定缴还外，其他公文由党委（院长)办公室档案科按规定销毁。销毁公文，必须严格履行登记手续，经办公室主任审核和主管院领导批准后，由二人监销，保证不丢失、不漏销。非特殊情况，个人或其他部门不得自行销毁秘密公文。
第十一章 公文立卷归档
第三十一条 公文办理完毕后，党委（院长）办公室应按照有关规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，由档案科及时进行立卷归档。其他部门和个人不得保存应归档的公文、材料。
第十二章 公文保密
第三十二条 公文处理应严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》和中央、自治区自关保密的规定。
第三十三条 秘密公文的密级按其内容和如泄密可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密、”、“秘密”三个密级。不公开发表又未标注密级的公文，按内部公文管理。
公文的密级和保密期限的变更，由制发机关或其上级机关决定。变更后按变更的密级和保密期限管理。该解密的，应及时解密，保密期限终止，则自行解密。
第三十四条 投递密件必须通过机要交通或机要通信，不得通过平信寄出，以防止比延误、泄密、丢失。如果发现密件丢失，要在24小时内，及时向上级保密部门报告。
第三十五条 阅办密级文电、资料，应在办公室内进行，不得随意将文电、资料带出。因公外出确需带密级件时，需经主管院领导批准
第十三章 附 则
第三十六条 本实施细则由党委(院长)办公室负责解释。
