为进一步使学校管理规范化，提高工作效率，促进学校工作高效运转，现就规范学校办文办会和办事程序作如下规定。
一、进一步规范办文程序，提高工作效率
根据《包头师范学院公文处理实施细则》和《包头师范学院关于加强和改进公文处理工作的实施意见》精神,鉴于目前学校办文过程中存在的问题,现就有关事项补充规定如下:
㈠各院系、各部门向校党委、校行政报送请示、报告或向党政办公室报送具有向学校领导请示、报告工作性质的文件（或材料），要送到党政办公室秘书科。如果校领导无特殊要求，不得将请示、报告直接送校领导个人，更不得分送几位校领导，以免重复批示，或发生错漏。校领导接到此类报件后,除须经相应会议审定的事项外,应在10个工作日内作出批示。
㈡对直接送到校领导手中的请示、报告，校领导要交到党政办公室秘书科登记、编号，加盖收文章后，再行批示处理，以便督查落实。严禁“帐外文件”及“体外循环”。
㈢属于各院系职权范围内能够解决的问题，一般不要向校党委或校行政报送请示；属于职能部门职权范围解决的问题，各院系、各部门应直接向有关职能部门行文，不要再向校党委或校行政请示。各职能部门对相关院系和部门报来的请示、报告要及时研究，并将拟处理意见向分管领导汇报,在7个工作日内作出回复。
㈣各院系、各部门收到党政办公室交办的批件后，应及时办理。特急件应随到随办，急件一般应在2日内办理完毕，平件应在3～5日内办理完毕。因特殊情况，按规定时间办理不完的，应及时向党政办公室说明原因，以便党政办公室及时向相关领导反馈情况。
㈤各院系、各部门收到的上级来文，要及时交党政办公室机要档案科按照公文阅办程序处理，不得直接找分管领导办理。如出现此事，校领导可拒绝签署意见，并督促相关部门将文件交党政办公室按规定程序处理。
㈥文件应严格按规定程序传阅。根据签批送阅的对象，由机要秘书呈送。传阅件一般按党政办公室领导签拟的阅文对象，“自上而下”依序传阅，特殊情况下按“谁主管谁先阅，谁在家谁先阅”的原则处理。各单位、部门的请示件一般“自下而上”依序呈送领导批阅。
㈦实行文件圈阅、签批办理限时制度。阅文领导一般当天文件当天阅办，对紧急公文由机要秘书当即呈阅文领导，阅文领导应及时阅批，逾期未阅，机要秘书应及时提醒相关领导,做到急件跟踪催办;重点公文重点催办；一般公文定期催办。
㈧精简文件，可发可不发的文件不要发，可在网络上发文的一般不以纸质文件印发。属于各职能部门权限范围内的事项，在请示分管领导同意后，可在网上发文，或者几个部门联合在网上发文。如果确需经校党委或校行政审批的事项，在请示校党委或校行政批准后，可直接行文，行文时要注明“经校党委或校行政批准或同意”字样，并分别由拟稿人、核稿人、审批人签署意见，如属会签的文件需分别由会签人签署意见。
㈨所有代表学校对外报送的材料，须送交党政办公室，经分管校领导审阅批准后再行报出。未经学校允许，各基层部门不得擅自向外报送材料及相关状态数据。
㈩其它程序详见《包头师范学院公文处理实施细则》和《包头师范学院关于加强和改进公文处理工作的实施意见》（见党政办公室网页）。
二、进一步规范办会程序，提高会议质量
㈠学校党委、行政及各部门召开会议，应本着精简、高效、节约的原则，减少数量，压缩时间，控制规模，严格审批，端正会风，能精简的会议坚决精简，能合并的会议实现合并，可电话通知的事项不再安排会议，切实提高工作效率。
㈡党委会、党政联席会、院长办公会由党政办公室负责组织。会议议题根据学校领导的提议和各部门的申报，由党政办公室按轻重缓急，列入议程，由主持会议的校领导审定。各部门的议题，形成书面材料后，要先报分管领导审核，提前3天交党政办公室。对涉及其他部门工作的议题，报送前应与有关部门会商，签署会商意见，并认真做好准备，会上汇报力求简明扼要。会议的议题由党政办公室提前1—2天送相关校领导，各校领导按照议题的内容进行认真准备。经学校党委会或院长办公会讨论决定并需相关部门具体落实的事项，党政办公室以《会议纪要》或《议定事项通知》的形式督办，各部门、各单位须在规定时限内完成有关工作。详细规定见《包头师范学院党委会议事规则》和《包头师范学院院长办公会议事规则》（见党政办公室网页）
㈢以学校名义召开的全校性会议和需要各单位主要负责人参加的综合性会议，由学校主要领导审批，党政办公室负责发布通知并组织，或由党政办公室商相关部门共同组织，有关部门配合；各类业务会议由分管校领导审批，各业务主管部门负责发布通知并组织，报党政办公室备案；各类学术会议由具体主办单位牵头组织，有关职能部门协助。临时决定召开的会议，一般在网上发布通知或电话通知。
㈣召开各种业务会议，除分管校领导出席外，一般不安排其他校领导参加。
三、进一步规范办事程序，提高办事效率
㈠各部门对职责范围内的工作，要尽职尽责及时处理，不得等待、推诿。如确属无法自行决定的重大问题，亦应先行认真研究，提出意见，经党政办公室提请分管领导酌示。
㈡各部门之间要主动协商办事。涉及几个部门的工作，主办部门应负责与其它有关部门会商解决。经商未能解决的，视问题的性质，或由党政办公室协调，或由党政办公室报请学校党委或行政领导决定。
㈢各院系、各部门要积极主动地履行好本岗职责。对涉及其他部门的事项，应直接与有关职能部门协商解决，一般不要越过职能部门向校党政领导直接请示（紧急情况除外）；如有关职能部门决定不了，由该部门按第一、二条规定程序办理。
㈣教职工个人的工作、生活待遇等问题，主要由所在单位解决，一般不要向学校党政领导面诉或报送报告。所在单位无法解决的，由所在单位组织出面与有关部门协商解决。如确需向领导同志反映或申诉的，可通过党政办公室转送报告或安排面谈。学校领导责成有关部门和单位处理的工作或问题，该部门和单位要迅速处理，并及时反馈处理情况。重大事件必须及时上报。
㈤需要校领导签批的请示、报告、财务报表、协议、出国证明、贺信、贺电及其他材料，由各单位统一报党政办公室，党政办公室负责按规定程序送校领导审阅签批。
㈥需要邀请校领导出席业务活动或礼仪活动，由党政办公室请示校领导并统一安排，一般不要直接向校领导发送请柬。
㈦学校领导在召开党委会、党政联席会、院长办公会及其它重要会议期间，原则上不处理各部门的日常事务，如遇紧急情况须经党政办公室请示校领导同意后予以处理，一般不要直接进入会议室，以免影响会议的正常进行。
㈧教师和学生经门卫室工作人员允许可直接到机关各部门咨询或办理有关事宜，机关各部门工作人员要认真接待，热情服务，能解决的问题要立即解决，暂时有困难解决不了的，要耐心细致地做好解释和说明工作。
四、本规定自发布之日起执行，由党政办公室负责解释
